Документооборот
Где: Крупный строительный холдинг. Строительство железных дорог и ж/д инфраструктуры. 3000 сотрудников.
Проблема, мешающая развитию: Несогласованность и непрозрачность закупочных процедур. Материалы, комплектующие, ГСМ должны закупаться непрерывно и своевременно
Результат обследования: Закупочными процедурами занимаются различные менеджеры по закупкам, коммуникации в основном происходят устно, нет утверждённого и регламента. Реестры закупок ведутся в различных файлах Excel на компьютерах пользователей, одна и таже номенклатура может называться по разному в разных файлах, согласования, сбор подписей, происходят на бумаге, несвоевременно вносятся изменения в спецификации, некорректно подбираются аналоги вместо отсутствующих комплектующих у заказчика, часто отсутствие и занятость согласующего замедляет или блокирует процесс закупки. Вследствие данных факторов происходит нарушение сроков поставок, поставляется не тот материал или комплектующее которое заказно, большое количество возвратов и допоставок.
Решили проблему так:
Выстроили, описали, бизнес-процессы закупочных процедур, включая роли, ответственных, сроки выполнения и согласования, формы электронных документов. Написали, согласовали с заказчиком и утвердили регламенты. Установили систему 1С:Документооборот Унифицировали производственную нормативно-справочную информацию (Материалы, комплектующие, виды работ, поставщики и т. д.). Провели анализ организационной управленческой структуры предприятия. Определили и закрепили в регламенте ответственных за ведение НСИ. Настроили и заполнили справочники: Организации, Подразделения, Графики работы, Должности, Роли, Рабочие группы, Грифы доступа, Пользователи, Помещения и территории, Шаблоны файлов, Способы доставки корреспонденции, Валюты, Контрагенты, Номенклатура дел и другие. Описали схему интеграций, направление миграции и реквизитный состав справочников и документов. Настроили интеграцию 1С:Документооборот с другими управленческими учётными системами. В соответствии с собранными функциональными требованиями сформировали технические задания и настроили требуемый состав видов документов, маршрутов согласований, исполнений, утверждений, функций контроля (включая различные условия, разветвления, ограничения по срокам, правила замещения ответственных и т. д.). Настроили права доступа в зависимости от видов документов, суммовых и прочих атрибутов объектов согласований. Обеспечена возможность согласования, исполнения, утверждения задач в мобильном приложении. Создали текстовые и видеоинструкции, обучили персонал. Результат:1 Сокращены сроки согласования закупок на 85%, повышен контроль и прозрачность процесса закупок, сокращены сроки поставок, уменьшено количество ошибок при заказах на 70%. Состав команды:
Специализация Количество
сотрудниковРуководитель проекта 1 Аналитик по блоку Учёт транспортных средств и планирования перевозок 1 Аналитик по блоку Нормативно-справочная информация (НСИ) 1 Аналитик по блоку Маршрутизация документооборота (согласования, утверждения, исполнения и т. д.) 1 Программист 2 Консультант, специалист тех. поддержки 2 ВСЕГО: 8
