Наступает момент, когда вы решаете автоматизировать работу с документами на вашем предприятии. Это происходит по разным причинам: например, чтобы сократить сроки согласования и принятия решений, не терять документы и всегда иметь их под рукой, проверять исполнительскую дисциплину. Для этого нужен хороший инструмент и проверенная методика его использования.
Это и есть 1С:Документооборот 8:
| современная ECM-система (Enterprise Content Management) с широким набором возможностей для управления деловыми процессами и совместной работой сотрудников; | |
| проверенные методики и практики, которые помогут организовать электронный документооборот, наладить процессы, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность и повысить ее эффективность. |
1С:Документооборот 8 предназначен для коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с организационной структурой и документооборотом различной сложности.
«1С:Документооборот 8» — это не просто система управления документами, но еще и современная ECM-система (Enterprise Content Management — управление корпоративным контентом) с широким набором функциональных возможностей для регулировки деловых процессов и совместной работы сотрудников. Программа позволяет автоматизировать типовые процессы работы с документами, организовать электронный документооборот, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность.
Работа с договорными документами
Используйте «1С:Документооборот 8» для простого создания договоров, сопроводительной или сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов. Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.
«1С:Документооборот 8» поддерживает основные процессы договорной работы:
| подготовка договора; | |
| согласование договора; | |
| контроль возврата переданных экземпляров; | |
| учет сопроводительных документов; | |
| учет срока действия; | |
| исполнение обязательств; | |
| расторжение. |
При этом все, что можно, программа выполняет сама:
| продлевает договоры при необходимости; | |
| отслеживает передачу документа контрагенту на подпись; | |
| контролирует сроки договоров и этапов. |
Управление документами
Оформляйте документы в соответствии с корпоративными стандартами организации, используя шаблоны с необходимыми реквизитами и бланки. Отслеживайте изменения и версии каждого документа, контролируйте качество подготовки и местонахождение бумажных экземпляров, сканируйте документацию. Направляйте документы на согласование, утверждение, ознакомление и исполнение, контролируя исполнительскую дисциплину.
Учет входящей и исходящей корреспонденции, ОРД
Входящие и исходящие документы можно просматривать списком или группировать, например, по отправителям или по видам документов. Прямо из списка можно быстро искать документы и выполнять все необходимые действия с ними (например, направлять на исполнение, печатать, отправлять по почте). Сотрудники могут сами менять под свои предпочтения состав, порядок и оформление колонок списка.
Эффективное управление процессами
Регламентируйте работу, используя типовые (шаблонные) и уникальные процессы, задавая жесткую маршрутизацию документов, настраивая запуск процессов по бизнес-событиям. Отслеживайте иерархию процессов, собирая их в цепочки, выстраивайте необходимую последовательность работ. Оценивайте эффективность работы сотрудников по различным показателям: соблюдение сроков и успешность исполнения, количество переносов сроков, результаты согласования и другим.
Готовые шаблоны согласования, рассмотрения, исполнения
В «1С:Документообороте 8» уже предусмотрены 9 готовых процессов: согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, ознакомление, приглашение, составные процессы, комплексный процесс. Для каждого процесса предусмотрена своя схема работы, которая легко настраивается под специфику вашего предприятия. Например, процесс согласования может идти параллельно, последовательно, в смешанном режиме и даже по условиям.
Процесс «Согласование». Используется для согласования с ответственными лицами исходящих, внутренних документов, файлов, а также решения других вопросов, требующих согласования. Для процесса «Согласование» предусмотрено три варианта маршрутизации:
| всем сразу (параллельное согласование); | |
| по очереди (последовательное согласование); | |
| смешано (параллельно-последовательное согласование). |
В качестве согласующих лиц можно указать пользователя или роль, например, «Юрист». Срок согласования может быть общим или индивидуальным для каждого согласующего лица. В рамках процесса согласования могут быть приняты положительные решения «Согласовано», «Согласовано с замечаниями» либо отрицательное — «Не согласовано». Если результат согласования отрицательный («Не согласовано»), после доработки документа процесс можно запустить на следующий цикл согласования. Ведется подсчет всех циклов согласования и сохранение истории всех виз на каждом цикле. Результат согласования можно подписать электронной подписью.
Учет и планирование рабочего времени
Анализируйте затраты рабочего времени сотрудников на работу с документом или выполнение поручения. Учитывайте затраты времени по проектам в разрезе видов работ или конкретного проекта. Планируйте загрузку рабочими задачами при помощи встроенного календаря в различных режимах («День», «Неделя», «Месяц» и других).
Личные и общие календари
Окно «Мой календарь». Это ваш персональный инструмент планирования времени. Записи в календарь можно заносить вручную или за пару кликов создавать из любых других данных «1С:Документооборота 8»: письма, файлы, документы, задачи, мероприятия, проекты, проектные задачи, корреспонденты и прочее. Записи календаря могут быть периодическими: например, повторяться каждый понедельник с 9:00 до 10:00. Это может быть полезно, например, для утренних собраний или как напоминание о составлении еженедельного отчета в пятницу. Обо всех записях программа автоматически напомнит заранее, в указанное время. В календаре можно также отметить время, в которое вы доступны для того, чтобы другие сотрудники планировали встречи с вами.
Проектный учет и контроль исполнения
Выполняйте документационное обеспечение проектной деятельности и отслеживайте переписку по проекту, контактируйте с другими участниками в течение всего жизненного цикла проекта. Контролируйте исполнение проектных задач и получайте аналитику о ходе выполнения проектов в организации.
Учет данных в разрезе проектов
Для основных объектов программы (документы, файлы, мероприятия, письма, процессы) можно указать, к какому проекту они относятся. Это используется для поиска и группировки данных, учета рабочего времени. Из карточки проекта можно перейти к его объектам, например, ко всем документам по проекту.
Чтобы приобрести понравившийся товар, необходимо его заказать. Есть несколько сценариев того, как это можно сделать.
- Выбрать понравившийся товар и нажать кнопку «Заказать». При оформлении заказа заполнить форму. Вписать информацию в поля: ФИО, телефон и e-mail. Затем вам перезвонит менеджер, чтобы подтвердить ваше согласие на совершение покупки.
- Выбрать понравившийся товар и нажать кнопку «В корзину». Затем перейти в корзину и нажать «Оформить заказ». Далее заполнить форму с контактными данными и отправить заявку. С вами свяжется менеджер для дальнейшего обсуждения.
- Перейти в карточку товара и нажать «Купить в один клик». После нажатия нужно заполнить форму и отправить заявку. С вами свяжется менеджер для дальнейшего обсуждения.
Мы работаем с физическими и юридическими лицами. И предоставляем сразу два варианта оплаты.
- Наличные. Вы подписываете товаросопроводительные документы, расплачиваетесь денежными средствами, получаете товар и чек.
- Безналичный расчет. Принимаем карты Visa и MasterCard. Доступен при курьерской доставке.
Ваш заказ можем доставить собственными ресурсами, при условии вашего нахождения в городе. Либо через 4 варианта доставки:
- Курьерская доставка. Курьерская доставка работает с 9:00 до 19:00. Когда товар поступит на склад, курьерская служба свяжется для уточнения деталей. Специалист предложит выбрать удобное время доставки и уточнит адрес.
- Самовывоз из магазина. Для получения заказа обратитесь к сотруднику в кассовой зоне и назовите номер.
- Сотрудничаем с постаматами. Срок хранения — 3 дня.
- Предоставляем почтовую доставку через почту России. Когда заказ придет в отделение, на ваш адрес придет извещение о посылке. Вскрывать коробку самостоятельно вы можете только после оплаты заказа.
Дополнительная вкладка для размещения информации о товарах, доставке или любого другого важного контента. Поможет вам ответить на интересующие покупателя вопросы и развеять его сомнения в покупке. Используйте её по своему усмотрению.
Вы можете убрать её или вернуть обратно, изменив одну галочку в настройках компонента. Очень удобно.
Услуги
Проведём анализ процессов, подберём и настроим информационную систему. При автоматизации управленческих и производственных процессов важно точно отразить специфику бизнеса, учесть все особенности, адаптировать систему под управленческие требования. Обучим персонал, перенесём данные из исторических систем
Проведём анализ процессов казначейства, консолидации и сдачи отчётности, процессов подбора, приёма, адаптации и аттестации персонала, подберём оптимальный инструмент автоматизации, обеспечим внедрение, обучение и поддержку пользователей
Проведём анализ процессов формирования, консолидации и утверждения бюджета, проведём анализ сценариев ретроспективного и расчётного планирования, маршрутов согласования заявок на расходование денежных средств, построение бюджетов доходов и расходов и движения денежных средств, подберём оптимальный инструмент автоматизации, обеспечим внедрение, обучение и поддержку пользователей
Мы проводим регулярные обновления функционала, синхронизируем работу систем с изменениями законодательства, своевременно актуализируем релизы, проводим необходимые доработки по требованиям заказчика, обеспечиваем регулярное выполнение регламентных процедур
Проведём анализ процессов склада (приёмка, отгрузка, перемещение, подпитка, инвентаризация, адресное хранение, штрихкодирование, обслуживание складского оборудования и т. д.) и процессов транспортной логистики (расчёт себестоимости маршрутов, оптимизация загрузки транспортных средств, расход ГСМ, износ оборудования и агрегатов, плановые и внеплановые ремонты, подключение навигационного оборудования, расчёты водителями и с транспортными компаниями и т. д.), подберём систему автоматизации отвечающую требованиям, обеспечим внедрение, обучение и поддержку пользователей
Проведём сбор требований и анализ видов документов, маршрутов согласований, утверждений, распоряжений, анализ требований по безопасности хранения документов, прав доступа, трудоёмкости и скорости выборки необходимой документации, подберём систему автоматизации отвечающую требованиям, обеспечим внедрение, обучение и поддержку пользователей
Проведём сбор требований и анализ процессов лидогенерации, заключения договоров, взаиморасчётов, формирования коммерческих предложений, персональных скидок и акций, систематизация контактов, встреч, телефонных звонков и электронной переписки, подберём систему автоматизации отвечающую требованиям, обеспечим внедрение, обучение и поддержку пользователей
Проекты
Сотрудники
Основными функциональными обязанностями методолога является анализ бизнес-процессов предприятия на предмет оптимизации, эффективности и соблюдения нормативных требований. Участие в подготовке технических заданий и тестирование функционала
