ВНЕДРЕНИЕ 1С:ДОКУМЕНТООБОРОТ ПОЗВОЛИТ:
| сократить время на подготовку и согласование внутренних документов; | |
| обеспечить качественный учёт входящей и исходящей документации; | |
| упростить контроль за выполнением поставленных задач; | |
| эффективно контролировать степень загрузки и рабочее время сотрудников; | |
| планирование проектов, контроль исполнения графиков работ; | |
| исключить риск утраты документации; | |
| обеспечить быстрый и удобный поиск нужных документов; | |
| создать полноценный многофункциональный архив электронных документов; | |
| работать с документацией вне офиса, подключившись к 1С с помощью мобильного устройства. |
ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ БЛОКИ 1С:ДОКУМЕНТООБОРОТ:
| Служебные записки | |
| Настройка НСИ (нормативно-справочной информации) | |
| ОРД (организационно-распорядительные документы) | |
| Интеграция 1С:Документооборот с другими учетными системами | |
| Кадровые заявки (заявки на командировку и отпуск) | |
| Входящие и исходящие документы | |
| Договорные документы | |
| ЛНА (локальные нормативные акты) | |
| Заявки на оплату | |
| Протоколы совещаний | |
| Исполнительская дисциплина | |
| Бухгалтерские документы | |
| Проекты |
ОСНОВНЫЕ РАБОТЫ ПО ВНЕДРЕНИЮ:
1. Обследование
| определяем цели и задачи проекта, | |
| изучаем текущее состояние автоматизации делопроизводства, | |
| определяем границы проекта, | |
| формируем команду проекта, | |
| составляем план-график проекта, | |
| составляем бюджет проекта, | |
| определяем риски проекта. |
2. Установка 1С:Документооборот
| устанавливаем СУБД, | |
| настраиваем регламенты на СУБД, | |
| устанавливаем сервер 1С, | |
| создаем рабочую и тестовую базы 1С:Документооборот, | |
| настраиваем файловый том, | |
| настраиваем ежедневные бэкапы базы и файлового тома, | |
| проводим обучение системного администратора Заказчика и ознакамливаем с инструкцией по установке. |
3. Настройка программы и НСИ
| определяем ответственных сотрудников со стороны Заказчика за каждый справочник НСИ, | |
| проводим анализ орг. структуры на предмет совместимости с 1С:Документооборот (орг. структура должна быть управленческой), | |
| формируем требования и заполняем следующие справочники: Организации, Подразделения, Графики работы, Должности, Роли, Рабочие группы, Грифы доступа, Пользователи, Помещения и территории, Шаблоны файлов, Способы доставки корреспонденции, Валюты, Контрагенты, Номенклатура дел и другие. |
4. Интеграция 1С:Документооборот
| целью данного этапа является настройка синхронизации данных между 1С:Документооборот и другими учетными системами, | |
| определяем требования по каждому объекту синхронизации, направление миграции и реквизитный состав, | |
| настраиваем и тестируем обмен в тестовом контуре, | |
| переносим протестированные правила обмена на продуктовый контур, |
5. Внедрение функциональных блоков
| определяем требований по видам документов, | |
| определяем требований к маршрутам согласований, исполнений, утверждений и т. д, | |
| настраиваем шаблоны маршрутов, | |
| определяем требований по правам доступа, | |
| настраиваем требования в рабочей базе, | |
| тестируем требования в тестовой базе, | |
| пишем текстовые и видео инструкции для пользователей, | |
| делаем пилотное внедрение функционального блока, | |
| обучаем пользователей, | |
| переносим исторические документы, | |
| запускаем функциональный блок в промышленную эксплуатацию. |
6. Обучение персонала
| ведение НСИ | |
| создание, редактирование, поиск и выборка документов | |
| отправки документов на согласование | |
| внесение изменений в организационную структуру предприятия | |
| постановка и контроль исполнения задач | |
| ведение учёта рабочего времени | |
| составление и ведение планов проекта |
7. Аудит ведения учёта в 1С:Документооборот
| проверяем корректность ведения нормативно-справочной информации, | |
| анализируем структуру папок внутренних документов, | |
| проверяем правильности установки 1С:Документооборот, | |
| проверяем настройки файловых томов, | |
| проводим аудит безопасности, | |
| анализируем настройки системы прав доступа, | |
| контролируем зависшие процессы, | |
| проверяем необработанные произошедшие бизнес-события, | |
| проводим оценку производительности. |
8. Сопровождение 1С:Документооборот
| обеспечиваем первую линию технической поддержки 1С, | |
| проводим регламентное обслуживание базы данных, | |
| подготавливаем инструкции по работе с системой, | |
| выполняем задачи по модернизации шаблонов документов и маршрутов согласования, настройки ролей и профилей доступа, | |
| обновляем 1С:Документооборот на актуальный релиз. |
